EDI, z ang. Electronic Data Interchange – to w tłumaczeniu na język polski elektroniczna wymiana danych. Wbrew nasuwającym się na szybko wnioskom, nie jest to definicja standardowego przesyłania dokumentów drogą internetową. Zdecydowanie przemawia za tym fakt, iż wymiana przeprowadzana jest automatycznie między różnymi systemami informatycznymi.
Co ciekawsze, technologia ta znana jest ludziom już od kilkudziesięciu lat. Mimo to, dopiero zeszłe dziesięciolecie przyniosło jej tak ogromną popularność. Dziś coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie systemów elektronicznej wymiany danych w celu zwiększenia wydajności pracy w niektórych sektorach firmy.
Co jest celem EDI?
System elektronicznej wymiany danych ma za zadanie przede wszystkim szybko i sprawnie przesyłać poszczególne dokumenty handlowe do baz danych współpracowników oraz kontrahentów. Wdrożenie EDI do swojej firmy wiąże się więc z minimalizacją jakiejkolwiek interwencji zasobu ludzkiego w ten proces. Niezależnie od celu i struktury firmy, system okaże się bardzo wartościowy i poprzez automatyzację wystawiania dokumentów przyczyni się do sporego wzrostu efektywności.
Sam fakt przyspieszenia procesu elektronicznej wysyłki dokumentów nie jest jedyną z korzyści dotyczących wdrożenia. Chodzi tutaj również o minimalizację błędów i zwiększenie dokładności wykonywanych czynności. Człowiek podczas wykonywania monotonnej pracy, może się niekiedy pomylić i popełnić podstawowy błąd na jakimkolwiek dokumencie handlowym. To zazwyczaj przekłada się na szereg konsekwencji przynoszących straty dla działalności. Wdrożenie EDI jest więc inwestycją, która przez cały okres działania firmy zaoszczędzi problemów związanych z formalnościami.
Jak wdrożyć elektroniczną wymianę danych do swojej firmy?
Wdrożenie systemu do elektronicznej wymiany danych wymaga przemyślanej strategii, prowadzonej przez operatora. Zaufanie specjalistom z tego zakresu okazuje się niezbędne, gdyż to oni względem wyznaczonego przez właściciela firmy celu biznesowego, dobiorą optymalne rozwiązanie dopasowane do potrzeb. Samodzielne wdrożenie EDI może okazać się bardzo kłopotliwe, a myśl o oszczędzeniu w ten sposób części kosztów jest pomysłem trudnym do realizacji.
Oczywiście, do wdrożenia systemu potrzebna jest integracja z bazami danych i systemami komputerowymi swoich partnerów biznesowych. Tylko w ten sposób uda się doprowadzić do skutecznej komunikacji i wymiany danych w sposób pełni automatyczny.
Korzyści wynikające z EDI
Choć część korzyści została przedstawiona powyżej, to wciąż nie są to jedyne zalety wynikające z wdrażania elektronicznych systemów wymiany danych. Do głównych należą oczywiście oszczędność czasu i pieniędzy. Na zwrot inwestycji nie potrzeba długo czekać, a przy doborze odpowiedniej strategii, przedsiębiorca nie odczuje nawet kosztów związanych z wdrożeniem systemu.
Odczuje za to postęp wynikający z minimalizacji jakichkolwiek błędów w dokumentach i ich precyzyjnej archiwizacji. Systemy EDI poszerzają także horyzonty biznesowe i mogą prowadzić do pozyskania nowych klientów na arenie międzynarodowej.
